Loading...
Di era digital saat ini, sudahkah Anda mengenal istilah ESS atau Employee Self Service? ESS merupakan inovasi teknologi yang dirancang untuk lingkungan kerja.
Melalui ESS, karyawan dapat mengakses layanan secara mandiri. Dengan dukungan berbagai teknologi terkini, implementasi sistem ESS menjadi mungkin. Contoh aplikasi ESS adalah sistem absensi online yang memungkinkan karyawan untuk memeriksa data kehadiran mereka sendiri. Lalu, apa itu ESS (Employee Self Service) dan bagaimana penerapannya di tempat kerja? Mari kita bahas dalam artikel ini.
Employee self service adalah platform yang memudahkan karyawan untuk mengakses, mengubah, atau memasukkan data pekerjaan mereka ke dalam sistem perusahaan tanpa harus bergantung pada pihak lain. Perubahan dan pembaruan data tersebut akan tercatat dalam sistem informasi HR. Namun, beberapa perubahan informasi mungkin memerlukan persetujuan dari departemen administrasi, seperti dalam kasus absensi.
Ini merupakan pengembangan sistem kerja yang memungkinkan karyawan untuk dengan mudah mendapatkan informasi terkait administrasi pribadi dan pekerjaan. Sistem ini juga memudahkan bagian administrasi perusahaan dalam mendata informasi karyawan. Penerapan sistem ini bertujuan untuk mempermudah akses karyawan serta mengintegrasikan teknologi ke dalam lingkungan kerja.
Sistem employee self service ini berbasis internet, memungkinkan akses informasi secara online menggunakan perangkat yang dapat dengan mudah diakses oleh karyawan, seperti PC atau smartphone.
Pada dasarnya, employee self service memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengakses (mengisi, melihat, dan mengedit) data mereka sendiri, yang biasanya dikelola oleh bagian administrasi, sehingga karyawan juga dapat mengaksesnya.
Contoh implementasi employee self service di kantor meliputi:
Penggunaan aplikasi absensi online merupakan salah satu bentuk implementasi employee self service di mana karyawan dapat mengakses dan mengelola absensi mereka sendiri setiap hari menggunakan perangkat pribadi. Dengan aplikasi absensi online, data kehadiran yang dimasukkan oleh karyawan saat datang dan pulang kerja secara otomatis terintegrasi ke dalam sistem HRD. Data ini tersimpan dalam sistem, memungkinkan karyawan untuk memantau rekaman absensi mereka.
Dalam sistem absensi online ini, karyawan dapat melakukan input data melalui perangkat pribadi seperti smartphone, memungkinkan proses absensi yang mandiri. Absensi mandiri ini memudahkan baik karyawan maupun perusahaan. Perusahaan tidak perlu lagi menyediakan perangkat khusus untuk absensi, dan pengelolaan data kehadiran menjadi lebih efisien karena telah terorganisir dengan baik. Bagi karyawan, absensi online yang mandiri ini lebih praktis dan cepat, serta memudahkan mereka dalam melacak rekaman absensi. Dengan demikian, absensi online menguntungkan kedua belah pihak.
Penerapan employee self-service di kantor lain adalah karyawan dapat memasukkan data mereka sendiri menggunakan perangkat pribadi. Data administratif seperti data pribadi, pendidikan, keuangan, dan lainnya, dapat diisi secara mandiri. Keuntungan dari pengisian data mandiri ini adalah minimnya kesalahan informasi dan penulisan karena karyawan lebih mengetahui data yang akurat tentang diri mereka. Manfaat ini juga dirasakan oleh bagian administrasi yang tidak perlu memasukkan data karyawan satu per satu karena sudah diinput oleh masing-masing karyawan.
Employee self-service juga berlaku dalam perizinan dan pengajuan cuti. Karyawan dapat mengajukan perizinan dan cuti secara mandiri melalui sistem yang terintegrasi, dimana pengajuan tersebut akan langsung diterima oleh HR. Cuti kemudian dapat disetujui atau ditolak. Jika biasanya proses perizinan dan cuti dilakukan secara manual, dengan sistem employee self-service, hanya dengan satu aplikasi, informasi tentang cuti dan izin dapat disampaikan dengan baik kepada perusahaan. Selain itu, informasi tentang cuti dan izin dapat disampaikan secara pribadi kepada HR.
Salah satu penerapan lain dari employee self service adalah kemampuan karyawan untuk mengetahui slip gaji bulanan mereka secara pribadi melalui sistem yang dapat diakses dari perangkat mereka sendiri. Slip gaji ini adalah contoh dari employee self service karena karyawan dapat mengaksesnya secara mandiri tanpa perlu perusahaan mencetak dan membagikan slip gaji secara manual. Dengan sistem employee self service, karyawan dapat mengetahui slip gaji mereka sendiri. Data slip gaji yang tersimpan setiap bulan dalam sistem memungkinkan karyawan untuk mengakses data slip gaji beberapa bulan terakhir kapan pun mereka membutuhkannya.
Implementasi employee self service dimaksudkan untuk memudahkan karyawan dan perusahaan. Manfaat apa yang bisa diperoleh dari employee self service bila diimplementasikan di sebuah perusahaan?
Sistem employee self service dapat membantu perusahaan, khususnya departemen administrasi atau HR, dalam mengelola informasi karyawan. Dengan sistem ini, karyawan dapat menginput data mereka sendiri, mempermudah dan mempercepat pekerjaan HR dalam pengisian data karyawan. Biasanya, HR memerlukan banyak waktu, tenaga, dan sumber daya untuk mengelola administrasi karyawan, namun dengan sistem mandiri ini, waktu dan tenaga yang biasa digunakan untuk administrasi dapat dialihkan ke tugas lain.
Penerapan sistem employee self service di perusahaan dapat menghemat waktu bagi karyawan dan HR. Dalam dunia kerja, waktu sangat berharga untuk menuntaskan pekerjaan. Dengan employee self service, kinerja menjadi lebih efisien karena tidak banyak waktu yang terbuang untuk masalah administratif, memungkinkan karyawan untuk tetap fokus pada pekerjaan mereka. Misalnya, dalam hal absensi, karyawan dapat melakukan absensi dengan mudah dan cepat, memberikan mereka lebih banyak waktu untuk persiapan kerja dan fokus. Sebagai contoh lain, HR dapat menghemat waktu yang biasanya dihabiskan untuk administrasi, sehingga tenaga dan biaya juga dapat dihemat.
Penerapan employee self service tentunya memanfaatkan sistem online dengan penyimpanan yang lebih aman, karena tidak tergantung pada penyimpanan komputer lokal tetapi menggunakan cloud storage yang hanya dapat diakses secara online. Ini bertujuan untuk mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan data. Cloud storage juga dapat diakses menggunakan berbagai perangkat.
Sistem employee self service (ESS) merupakan sistem yang sangat layak untuk diimplementasikan di perusahaan guna menciptakan sistem kerja yang efisien dan mendukung produktivitas karyawan. Sudahkah kantor Anda menerapkan sistem ini?
Indonesia 
