Mengenal Macam-Macam Sistem Absensi untuk Perusahaan

Beragam sistem absensi dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan data absensi karyawan, dari metode tradisional tulisan tangan hingga sistem modern menggunakan aplikasi absensi online.

Jenis-jenis Sistem Absensi Karyawan

1. Metode Konvensional

Metode konvensional merupakan metode yang paling tua dan paling sederhana untuk mengumpulkan data kehadiran karyawan. Metode ini memerlukan satu atau lebih individu yang secara khusus ditugaskan untuk menginput data kehadiran karyawan. Namun, metode ini menjadi tidak efisien bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar. Proses pengumpulan dan penginputan data kehadiran ini memerlukan waktu yang relatif lama dan seringkali tidak efektif, sehingga dapat mengurangi waktu produktif kerja. Selain itu, pencatatan dan perhitungan yang dilakukan secara manual berpotensi menimbulkan kesalahan atau human error.

2. Finger Print

Mirip dengan kartu magnetik, tetapi menggunakan sidik jari karyawan sebagai identitas yang dapat dibaca oleh mesin absensi. Biaya pengadaan mesin ini tidaklah murah, dan perusahaan harus mengalokasikan waktu khusus untuk memasukkan data sidik jari setiap karyawan ke dalam sistem. Mesin ini juga rentan terhadap kerusakan dan tidak selalu efisien dalam membaca sidik jari. Dalam beberapa kasus, mesin ini tidak terhubung ke internet, sehingga pengambilan data harus dilakukan secara manual dengan perangkat lunak dan kabel. Kendala lainnya adalah mesin ini tidak menghapus database secara otomatis, yang berarti perusahaan dengan banyak karyawan atau banyak shift dapat dengan cepat mengalami kekurangan ruang disk. Penghapusan data secara manual juga berisiko merusak mesin. Selain itu, mesin sidik jari ini tidak dapat berfungsi saat listrik padam.

3. Biometrik

Sistem biometrik adalah metode verifikasi identitas karyawan menggunakan sidik jari dan retina mata. Kelebihannya termasuk mengurangi kelemahan alat pembaca sidik jari konvensional. Namun, seperti sistem sidik jari yang disebutkan, metode ini juga memerlukan biaya investasi yang signifikan. Selain itu, pengoperasian alat ini membutuhkan suplai daya listrik.

4. Magnetic Card

Magnetic card adalah sistem kehadiran yang memberikan setiap karyawan sebuah kartu dengan chip yang dapat dibaca oleh perangkat khusus yang terkoneksi ke sistem komputer. Teknologi ini menyederhanakan pencatatan data kehadiran harian karyawan. Karyawan cukup menempelkan Magnetic Card mereka ke alat pembaca untuk otomatis menginput data ke sistem absensi. Namun, biaya untuk pengadaan dan pemeliharaan peralatan ini cukup besar. Selain itu, sistem ini tidak dapat berfungsi jika ada gangguan pada sistem atau listrik.

5. Web Sistem

Sistem web menjadi fondasi untuk pendataan digital absensi karyawan. Serupa dengan metode konvensional, tetapi karyawan dapat memasukkan data kehadiran mereka melalui domain web yang disediakan oleh perusahaan. Kendati praktis dan efisien, metode ini memiliki risiko terhadap keamanan sistem dan potensi penyalahgunaan.

6. Aplikasi Mobile

Solusi alternatif yang mudah dan ekonomis adalah penggunaan aplikasi absensi online. Mengingat setiap karyawan biasanya memiliki smartphone, perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi ini untuk mempermudah proses absensi. Karyawan hanya perlu melakukan absensi secara online melalui smartphone mereka. Data absensi ini pun terintegrasi dengan sistem GPS, memungkinkan pelacakan lokasi absensi karyawan. Hal ini mencegah karyawan melakukan absensi di lokasi yang tidak sesuai, termasuk saat mereka terlambat. Metode ini tidak hanya lebih sederhana tetapi juga lebih hemat biaya dibandingkan dengan penyediaan peralatan tambahan. Aplikasi kantor seperti ini bisa menjadi solusi menguntungkan bagi perusahaan, tidak hanya untuk keperluan absensi, tetapi juga untuk sistem penggajian, perizinan, cuti, serta pencatatan kebutuhan dan hasil perjalanan dinas karyawan.